Administrative bestemmelser

Elverum Håndball Yngres avdeling

Administrative rutiner og retningslinjer

 

 

Som klubb jobber vi for å bli bedre for spillere, trenere, oppmenn, styre, ansatte og alle som er involvert i våre aktiviteter. Her er «beste praksis» prøvd kombinert med lovverk og regulering for idretten sentralt og klubben lokalt. Retningslinjene vil evalueres jevnlig.

1.Medlemsregister

Alle trenere og spillere skal være registrert i medlemsnett som er klubbens offisielle register. Det er oppmann på det enkelte lag som er ansvarlig for å registrere medlemmene med riktige opplysninger. Medlemsnett er grunnlaget for utsending av medlemskontingent, treningsavgift og tilgang til klubbens ulike medlemssider.

2.Lagskontoer og lagsøkonomi

Generelt

Lagskontoer for det enkelte lag/årgang opprettes via Elverum Håndball sitt org.nummer og bank løsning. Dette gjøres i samarbeid mellom oppmann og EHY administrasjon. Alle inn og utbetalinger skal gå gjennom klubben sine kontoer. Det er ikke lov å sette penger som tilhører klubbens medlemmer inn på personlige lagskontoer, opprette egne kontoer eller underorganisasjoner.

Utlegg v/turnering o.l:

  • Den som er ansvarlig for innkjøp ifm. turneringer e.l. kan få overført inntil kr 5000,-, evt mer etter vurdering av EHY administrasjon, til privat konto fra respektiv lagskonto til dekning av løpende utgifter for laget under turneringen.
  • Alle bilag tas vare på (tips: ta bilde) og leveres lagets «økonomiansvarlig» snarlig etter retur – signert som beskrevet lenger ned.
  • Lagets «økonomiansvarlig» avstemmer utleggene og utbetaler evt. tilgodebeløp utover de kr 5000,- eller følger opp at overskudd tilbakebetales til lagskonto.

Tiltaksliste lagskontoer:

Lagledere melder snarest inn ønske om konto til EHY administrasjon som oppretter denne for det enkelte lag. Hvert lag må melde inn én eller to disponenter som må oppgi fødsels- og personnummer for at konto skal kunne opprettes.

Tidligere kontoer, utenom EHY, skal avsluttes og innestående beløp overføres til ny lagskonto når denne er klar.

  • Rutiner for bruk av lagskontoen:
    • Betaling foretatt av laget:
      • Alle utbetalinger som gjøres på vegne av laget, skal gå fra den enkelte lagskonto – og betales av den/de med disposisjonsrett for laget.
      • Denne/disse må attestere og sende inn bilag (eks. kvitteringer/faktura) til leder@ehy.no , evt levere attestert bilag på kontoret.

Alle bilag skal dateres, angis med lagets navn (bruk årgang  G2004 – ikke G16), formål og signeres av den som har hatt utlegget (eks.: 02.07.2017, G2004, mat Partille-cup, signatur).

  • Betalinger foretatt av EHY administrasjonen:
    • Laget leverer faktura til EHY administrasjon, sendes leder@ehy.no eller leveres på kontoret. Husk attestasjon.
    • EHY administrasjon foretar utbetaling fra lagskonto.
  • EHY administrasjon verifiserer og konterer utgiften i forbindelse med månedlig regnskapsføring.

 

  • Alle innbetalinger til en enkelt lagskonto registreres i bank og vil fremkomme på bankutskrift som klubben har innsyn i. Kontoene avstemmes hver måned i Tripletex av EHY administrasjon. Bilag for innbetalinger vil derfor ikke være nødvendig å sende klubben men betalingen må merkes med spillers navn, år og formål med innbetaling. (F.eks: Ole Olesen, G2004, Treningsdress).Sosiale medier

Bruk av infokanaler og sosiale medier er utfordrende da det finnes ulike preferanser og vaner. I hovedsak gjelder følgende:

Lagene kan benytte facebook, instagram, whatsApp, Spond i tillegg til egne lagsider på www.ehyngres.no. Sidene og innholdet skal betraktes som en del av klubbens informasjon, være iht klubbens verdier, skal ikke oppfattes som støtende og skal være iht idrettsforbundets retningslinjer:

www.idrettsforbundet.no/tema/retningslinjer/retningslinjer-for-publisering-av-bilder-og-film-av-barn

3 .Bruk av sosiale medier

EHYs bruk av sosiale medier skal ikke bidra til et press for at barn og unge skal bli medlemmer av sosiale nettverk. Husk at alle sosiale nettverk har en aldersgrense som skal respekteres.

Utover EHYs offisielle Facebook side er det opptil hvert lag å opprette lukkede grupper på Facebook. Hvis dette gjøres, oppfordrer vi til at treningsgruppen bruker nettsiden til treningsgruppen som hovedsystem for fast informasjon.

Alle lagledere skal ha mulighet for tilgang på lagets sosiale medier, evt nettredaktører utover de registrerte lagledere skal klubben informeres om og de må melde seg inn som medlemmer i klubben. Klubbens administrasjon og styre skal få tilgang på lukkede sider hvis de ber om det.

  • Nettvettregler

Bilder og tekst skal ikke inneholde elementer av ironi, mobbing, usaklig negative kommentarer eller av annen nedsettende karakter av personer, lag, dommere osv.

Respekter alltid opphavsrettigheter (man kan ikke fritt publisere bilder man finner gjennom f.eks. Google søk)

Inaktive Facebook grupper o.l. skal legges ned

Husk å være en god ambassadør for EHY på nett og fremhev alle i klubben på en positiv måte

  • Bruk av bilder

Bilder av identifiserbare personer skal ikke publiseres uten aktivt samtykke fra de involverte personene. Dette vil si at hver person som er avbildet må individuelt takke ja, enten muntlig eller skriftlig, til at ett eller flere bilder blir publisert på internett. For barn under 15 år skal også en foresatt gi samtykke. Dette samtykket skal inngås ved hver sesongstart og skal signeres skriftlig.

Spesielt når man bruker bilder av mindreårige er det viktig at man velger bilder som framstiller barna på en positiv måte. Vær forsiktig med bruk av bilder der barn har lite klær (f.eks. badeklær), og publiser aldri bilder med høy oppløsning. Unngå bruk av nærbilder, ta heller bilder på avstand.

Situasjonsbilder eller oversiktsbilder, der aktiviteten heller enn personene er motivet og hvor ingen av personene er identifiserbare, kan publiseres uten tillatelse fra personene på bildet.

  • Bilder som faller utenfor retningslinjene

Dersom du oppdager bilder som noen har publisert på sider som knyttes til vår aktivitet og som faller utenfor retningslinjene våre, oppfordres du til snarest å melde dette til leder@ehy.no

4.Drakter

Klubben holder spilledrakter (trøye og shorts) til alle spillere. Draktene trykkes med klubbens offisielle sponsorer. 13, 14 og 16 års lagene får bortedrakter. Drakter arves fra sesong til sesong. 16 års lag får nye drakter hver sesong pga slitasje.

Det er store kostnader og veldig mye arbeid rundt drakter for klubben. Det er svært viktig at oppmenn følger klubbens retningslinjer rundt inn- og utlevering, trykk osv.

Erstatning for tapt drakt/shorts:

  • Drakt kr 300,00
  • Shorts kr 200,00

Det er ikke tillatt å klippe opp shortsene, gjøres dette må shortsene erstattes iht erstatning for tap.

5.Treningsdresser

Klubben har avtale med Umbro og INTERSPORT (Hagen sport) om treningsdresser som hver enkelt spiller kan kjøpe selv. Disse skal trykkes av INTERSPORT (Hagen sport) med klubbmerke og sentralt forhandlede sponsorer.

Lag fra 13 år gis tillatelse til å selge egen reklame iht føringer for sponsing. Denne trykkingen gjennomføres og betales av det enkelte lag.

Lagledere får treningsdress fra klubben til 3 lagledere for inntil 18 spillere. Over det gis det dress med 1 pr. 8 spillere. Lagledere skal ikke trykke egen eller lagsreklame på disse dressene da de skal gjenbrukes over flere sesonger.

Det henstilles til at lag inngår felles kjøp av treningsdresser ved starten av sesongen. Be INTERSPORT (Hagen Sport) sende faktura for hele kjøpet pr. lag til Elverum Håndball Yngres – merket som beskrevet under utbetalinger i punkt 1. Oppmenn må holde oversikt på hvem som bestiller, størrelse og følge opp at den enkelte betaler inn til lagskonto. Pris vil bli forhandlet sentralt fra klubben ved sesongstart.

NB! Trenere og oppmenn som skal ha treningsdresser fra klubben skal ikke bestille sammen med laget, men hente egen rekvisisjon fra EHY administrasjon og ta med til INTERSPORT (Hagen Sport).

6.Smålotteri og Basar

Lagene gis tillatelse til, etter lotteribestemmelsene https://lottstift.no/nb/lotteri-og-bingo/ulike-typer-lotteri/,  å gjennomføre smålotteri og basar. Inntektene skal gå til lagets hovedkasse og ikke den enkelte spiller. Klubbens merke kan benyttes, men det skal merkes hvilket lag som inntektene går til.

7.Dugnader

Dugnader som inntekstgrunnlag for EH Yngres – anbefalinger gjeldende fra og med kalenderåret 2021.

Dugnad til drift av EHY:

EHY utvalg:

Dugnad ved deltagelse i utvalget lønnes ikke og har tradisjonelt ikke gitt fritak for annen dugnad i Elverum håndball.

Elverum Yngres cup:

Alle dugnadsinntektene går til EHY fra regionen.

Dugnader fordeles på lagene. Det aksepteres ikke at dugnadene videreformidles til andre grupper som for eksempel russ. Annen videreformidling må godkjennes av administrasjonen i EHY.

Enkelte lag har ressurspersoner som gjør en dugnadsinnsatser for EHY ifm cupen (hallansvarlig, turneringsledelse mm). Dette har blitt tilgodesett laget til en viss grad i betydningen at laget de representerer ikke får tildelt full belastning med dugnadstimer.

Kiosk på Herrer Elite kamper:

Administreres av EHY og overskuddet tilfaller EHY. Arbeidsoppgavene går på rundgang blant lagene.

Hjemmearrangementer:

Administreres av EHY og overskuddet tilfaller EHY. Arbeidsoppgavene går på rundgang blant lagene.

Andre dugnader:

Dugnader på Herre Elite kamper som for eksempel rekruttering til lagspiller Eidsiva eller grasrotandel Norsk Tipping. Inntektene går til EHY og gjennomføres primært av de eldste lagene.

Andre inntekstbringende dugnader til fellesskapet:

Det kan bli aktuelt med andre dugnader som må gjennomføres av lagene for å skaffe inntekter til EHY.

Dette har en i liten grad pålagt lagene, da økonomien ikke har gjort det nødvendig i den siste femårsperioden en har hatt fra 2015-20.

Dugnader til fellesskapet er viktige for drift av EHY. Dette gjør det mulig med stor aktivitet i betydningen blant annet å leie hall tid i så stort omfang som en kan få tilgang til, og også å holde treningsavgiften på et akseptabelt nivå. Tilstrekkelige inntekter til EHY må også sikre drift av administrasjonen og innkjøp av nødvendig utstyr, samt utviklingsarbeid.

 

 

 

Dugnader til lagene:

Større dugnader som meldes inn til klubben fordeles av adminstrasjonen i EHY til lagene ut fra oppgavenes art.

For lagene i klassene 6 – 12 år:

Dugnader til de yngste lagene er for å begrense kostnader til deltagelse i cup og andre arrangementer i regi av lagene. Vi ønsker lite fokus på dugnader i denne aldersgruppen, om lagene velger å gjennomføre inntektsbringende tiltak bør dette begrenses til kakelotteri el. for å dekke ledere og noen felleskostnader. Disse årsklassene deltar kun på Fredrikstadcup og Yngres cup og vil ha lite behov for inntektsbringende tiltak. https://ehyngres.no/administrasjon/info-side/inntektsgivende-tiltak-6-12-ar/

Fra lagene i klassene 13 år – 16 år:

Med økende alder er det også større kostnader knyttet til deltagelse i cuper og etter hvert også evt nasjonale serier. Dette krever store budsjetter for hvert enkelt lag.

Lagene kan ha egne sponsorer til fronten på treningsdress. Disse må ikke være konkurrerende aktivitet med klubbens øvrige sponsorer. https://ehyngres.no/administrasjon/info-side/lagsponsor-13-16-ar/ https://ehyngres.no/administrasjon/info-side/inntektsgivende-tiltak-13-16-ar/

Fellesbestemmelser:

Dugnader som er organisert gjennom lagene tilfaller lagene og skal inn på lagskontoene. Lagene skal lage budsjett for sesongen og tilpasse tiltakene etter dette. Målet er å holde kostnader for turneringer og utstyr nede slik at alle kan delta. Dugnader er først og fremst et tiltak for fellesskapet og ikke primært for den enkelte. Dugnadsinntekter skal også dekke fellesutgifter slik som isposer, teip mm.

Det er ønskelig med robuste team av foreldre som driver lagene både administrativt og gjennom treninger og lagledelse. En anbefaler at lagene skal dekke utgifter til nødvendig trenerdeltagelse på blant annet cuper.

De foreldre som bidrar med administrative og sportslige oppgaver gjennom daglig drift av laget opp mot treninger, kamper og turneringer skal få dette registrert som dugnad for laget.

Det maksimale den enkelte kan ha opptjent til privat kostnadsreduksjon må ikke overstige det som eksempelvis ellers ville blitt beskattet eller som går utover det en har av reelle kostnader i løpet av året for deltagelse i lagets aktiviteter utover treningsavgift, medlemsavgift og lisens. (usikker på formuleringen her)

Dvs at en ikke kan regne med å få utbetalt det en har betalt inn når utøveren evt slutter i laget. Begrunnelsen for dette er at arbeidet/inntekten er skaffet til veie gjennom lagene og det er disse som får utbetalt dette. Denne typen arbeid er ikke til den enkelte og beskattes ikke slik annen individuell inntekt blir beskattet. Det kan gjøres avtaler om andre fordelinger som tilgodeser den enkelte via lagskontoene, under forutsetning av at fellesskapet i denne sammenheng laget, sikres nødvendig inntekt for drift av laget. Ved en mest mulig robust økonomi i laget vil også den enkeltes utgifter reduseres.

Det er viktig å ha en bevissthet om spesielle behov i de enkelte lagene og søke om støtte der det er nødvendig og mulig evt gjennom administrasjonen i EHY.

Det anbefales at en avklarer kostnadsfordeling og bruk av fellesskapets midler/egen betaling der laget ikke kan delta i sin helhet slik som i nasjonale serier.

 

Fritak for treningsavgift:

Fratrekk for treningsavgift gis til:

– Barn av de som er i utvalget for EH – Yngres

– Barn av trenere/ledere med fritak per lag etter følgende fordelingsnøkkel:

o 0-9 spillere: 2 utøvere/barn gratis

o 10-15 spillere i laget: 3 utøvere/barn gratis

o 16-20 spillere i laget: 4 utøvere/barn gratis

o 20-29 spillere i laget: 5 utøvere/barn gratis

o 30-39 spillere i laget: 6 utøvere/barn gratis

o >40 spillere i laget vurder med administrasjonen

o Hvordan fritaket fordeles kan også drøftes med administ

Lagene kan utføre dugnader til inntekt for laget. Det tillates å ha typiske fellesdugnader der hele laget deltar og inntekt går til lagets hovedkasse og mer individuelle dugnader der inntekten øremerkes spilleren som gjennomfører dugnaden. Det er viktig å legge opp dugnader «lystbetont» og huske at det ikke er tillatt å pålegge noen dugnad.

https://www.idrettsforbundet.no/tema/retningslinjer/dugnad/

 8.Salg av effekter

Lagene tillates å gjennomføre ulike salg av artikler som toalettpapir, julekort osv. Klubbens logo kan ikke benyttes på det som selges uten spesifikk avtale, men plakater ifm salget er tillatt.

 

 

Administrasjon og Gruppestyret

Elverum Håndball Yngres avdeling